심사위원에게 처음 연락할 때 무엇을 말하나

섭외 메일을 정중하게 쓰려다 길어집니다. 기관 소개, 사업 배경, 취지, 그리고 마지막에 부탁 말씀.

받는 분은 그 메일을 대개 이동 중에 엽니다. 첫 화면에 판단할 것이 없으면 나중에 보겠다고 미룹니다. 그리고 그 나중이 잘 안 옵니다.

받는 사람은 3가지를 순서대로 확인합니다

공공기관에서 직접 섭외하실 때, 기관 소개부터 시작해 문자 한 페이지를 꽉 채워 보내시는 경우를 자주 봅니다. 그런데 받는 쪽 머릿속은 이 순서로 돌아갑니다.

01 — 「평가 종류」를 빼먹지 마십시오

날짜·시간·장소·금액은 대부분 적습니다. 그런데 어떤 평가인지를 빠뜨리는 문자가 많습니다.

서면평가, 발표평가, 데모데이 심사위원(평가위원)은 전문가 입장에서 완전히 다른 일입니다. 서면평가는 집에서 며칠 나눠 볼 수 있고, 발표평가는 하루를 통으로 비워야 하고, 데모데이 심사위원은 무대에 앉아 카메라 앞에서 말을 해야 합니다. 준비도 다르고 마음가짐도 다릅니다.

이걸 안 적으면 받는 분이 되묻습니다. 그 왕복에 하루가 갑니다.

02 — 분야가 안 맞으면 그 자리에서 빠집니다

심사위원(평가위원) 섭외라고 해서 수락했는데, 열어 보니 한의약이나 바이오 사업인 경우가 있습니다. 그러면 그분은 사양하십니다. 자기 전문성으로 점수를 매길 수 있는 자리가 아니라는 걸 본인이 제일 잘 아니까요.

이건 상대가 성의가 없어서가 아니라 제가 분야를 안 적어 보냈기 때문입니다. 첫 문자에 「○○ 분야 사업입니다」 한 줄만 있었으면 그분이 처음부터 넘어갔을 일이고, 저는 그 며칠을 아꼈을 겁니다.

03 — 송출이 걸리면 미리 말해야 합니다

코로나 이후로 부쩍 늘어난 항목입니다. 전에는 없던 이야기인데 지금은 섭외에서 자주 걸립니다.

유튜브 라이브 방송, 데모데이 송출, 그리고 행사가 끝난 뒤에도 기관 유튜브 채널에 영상이 계속 남는 경우입니다. 본인이 심사장에서 한 질문이 그대로 남습니다. 여기에 부담을 느끼시는 분들이 분명히 계십니다.

기관 소개를 앞에 두면 생기는 일

받는 쪽이 제일 먼저 알고 싶은 건 하나입니다. 그날 내가 되는가.

그런데 화면 첫 장에 기관 연혁과 사업 취지가 있으면, 날짜를 찾으려고 스크롤을 내려야 합니다. 스크롤을 내리는 순간 「나중에 제대로 봐야지」가 됩니다.

그래서 순서를 뒤집습니다. 판단에 필요한 걸 위로 올리고, 배경을 아래로 내립니다.

제가 실제로 보내는 문자

제가 쓰는 문안을 그대로 놓습니다. 기관명과 사업명만 바꾸시면 됩니다.

이 문안에서 중요한 4줄

공문은 이 뒤입니다

메일이나 문자로 가능 여부를 먼저 확인하고, 확정된 다음에 공문을 보냅니다. 순서를 뒤집으면 거절하기 어려워져서 답이 더 늦어집니다. 다만 교수님은 학교 행정에 올리려면 공문이 먼저 있어야 하는 경우가 있습니다. 그건 상대 편에 맞춥니다.

강사를 모실 때는 순서가 또 다릅니다. 강사와 심사위원(평가위원)은 기준이 다릅니다에 적었습니다. 전화 · 이메일 · 문자 문안을 한자리에 모은 건 섭외 스크립트 편에 있습니다.

덧붙임

위 문안은 제가 실제로 쓰던 것을 사업명과 연락처만 가려 옮긴 것입니다. 기관마다 공문 · 위촉 절차와 사례비 기준이 다르니, 그대로 쓰시기 전에 소속 기관 양식과 규정에 맞춰 손보십시오.