섭외 메일을 보냈는데 답이 없을 때

3일 전에 보냈습니다. 읽음 표시는 떴는데 답이 없습니다.

여기서 「거절인가 보다」 하고 다음 사람으로 넘어가면 손해입니다. 무응답은 거절이 아닙니다. 답을 어떻게 쓸지 생각하느라 미뤄 둔 상태입니다.

답장을 쓰려면 생각을 해야 합니다

받는 분 입장에서 보면 이렇습니다. 일정을 봐야 하고, 그날 다른 게 있었나 기억해야 하고, 맡을 만한 주제인지 판단해야 하고, 거절이면 어떻게 적어야 예의에 맞을지 고민해야 합니다.

이게 5분짜리 일입니다. 그런데 5분짜리 일은 「이따 정리해서 답해야지」로 밀립니다. 그리고 그 이따가 안 옵니다.

그러니 우리가 할 일은 재촉이 아닙니다. 답장을 쓰는 데 드는 5분을 5초로 줄여 주는 것입니다.

O, X만 찍게 만듭니다

문안 전체는 전문가 섭외 이메일 · 문자 · 전화 스크립트에 그대로 놓았습니다.

처음부터 2개 채널로 보냅니다

사실 저는 답이 없을 때 채널을 바꾸는 게 아니라, 처음부터 2개 이상으로 동시에 남깁니다.

사람마다 스타일이 다릅니다. 메일을 자주 여는 분이 있고, 문자가 편한 분이 있고, 전화가 빠른 분이 있습니다. 상대가 어느 쪽인지 저는 모릅니다. 그런데 메일 하나만 보내 놓고 기다리면, 그분이 「모바일에서 답장 쓰기 번거롭네」 하고 미뤘다가 잊는 일이 생깁니다.

그래서 이렇게 보냅니다.

이렇게 보내면 전화가 바로 오는 경우가 있습니다. 「지금 운전 중이라 통화로 설명 부탁드립니다」 같은 식으로요. 그러면 그 자리에서 끝납니다.

여러 해 돌려 보니 제일 빨리 오는 건 문자였습니다. 단, 앞에서 적은 O · X 빈칸이 붙어 있을 때만 그랬습니다. 「이 양식대로 적어서 주시면 됩니다」가 있으면 고민할 시간이 사라집니다.

읽힌 흔적이 없으면 24시간 만에 움직입니다

회신 기한은 3일로 적어 보냅니다. 그런데 24시간이 지나도 읽힌 흔적조차 없으면 저는 기한을 안 기다립니다. 전화를 드리거나 다른 경로를 찾습니다.

기한을 기다리는 건 상대가 읽고 나서 고민 중일 때 이야기입니다. 아예 안 닿았으면 기다릴수록 손해입니다. 그리고 안 닿는 이유는 대개 상대 탓이 아닙니다.

3번째 경로로는 카카오톡을 씁니다. 메일도 문자도 안 닿는 분에게 카톡은 닿는 경우가 있습니다.

채널을 바꿉니다

같은 채널로 3번 보내는 건 의미가 없습니다. 안 읽는 채널이면 몇 번을 보내도 안 읽습니다.

다시 보낼 때는 새 정보를 하나 얹습니다

똑같은 내용을 다시 보내면 재촉으로 읽힙니다. 2번째 연락에는 첫 연락에 없던 걸 하나 더 넣습니다.

확정된 다른 위원 한 분, 참가 기업 수, 이번에 바뀐 시간표, 정산 시점. 뭐든 상관없습니다. 새 정보가 있으면 재촉이 아니라 진행 상황 공유가 됩니다.

한 명을 기다리다 전체가 밀립니다

제일 큰 손해는 여기서 납니다. 한 분 답을 기다리느라 다른 자리를 안 돌리면, 10일 뒤에 「안 되겠습니다」를 받고 처음부터 다시 시작하게 됩니다.

그래서 2번째 연락을 보내는 그날, 그 자리의 2순위 후보에게도 연락을 시작합니다. 자리를 어떻게 나눠서 돌리는지는 후보를 몇 명 찾아야 하나에 적었습니다.

정리

덧붙임

같은 분께 여러 번 연락하는 횟수와 방법에 내부 기준을 둔 기관이 있습니다. 특히 개인 휴대폰으로 전화를 거는 것은 조심스러운 일이니, 연락 수단을 바꾸기 전에 소속 기관 기준을 한 번 보십시오.