「일정 확인해보고 연락드리겠습니다」 이후에는 어떻게 하나

전화를 걸었습니다. 반응이 나쁘지 않습니다. 그리고 이 말이 나옵니다.

「일정 확인해보고 연락드릴게요.」

여기서 「네, 감사합니다」 하고 끊으면 그 통화는 끝난 겁니다. 그대로 두면 다시 연락이 오는 일이 드뭅니다.

그 말은 저울질하겠다는 뜻입니다

일정표를 정말 못 보고 계셔서 그러실 수도 있습니다. 그런데 대부분은 다릅니다. 그날 다른 일정이 들어올 수도 있고, 더 나은 제안이 올 수도 있고, 우리 건이 그만한 값어치가 있는지 더 생각해 보고 싶으신 겁니다.

그러니 나쁘게 볼 일이 아닙니다. 저울에 올라간 것 자체가 절반은 온 겁니다. 문제는 그 저울이 언제 멈추느냐입니다. 우리가 안 정해 주면 안 멈춥니다.

24시간 안에 오는 건 10명 중 3명이 안 됩니다

「확인해보고 연락드릴게요」를 들은 다음 24시간 안에 답이 오는 건 열에 셋이 채 안 됩니다. 2일, 3일이 지나도 답이 없는 경우가 대부분입니다.

그동안 담당자는 손발이 묶입니다. 다른 사람을 찾자니 이분이 나중에 「됩니다」 할까 봐 못 찾고, 안 찾자니 일정이 밀립니다. 그러다 두 분이 다 되는 상황이 오면 한 분에게는 「죄송합니다」를 해야 합니다. 그 전화가 낯 뜨겁습니다.

그래서 저는 끊기 전에 반드시 기한을 겁니다.

그 자리에서 기한을 겁니다

끊기 전에 한 마디만 더 붙입니다.

제가 실제로 쓰는 문장

문장은 어렵지 않습니다. 2가지 중 하나를 씁니다.

둘 다 재촉이 아닙니다. 상대 입장에서도 「언제까지 답하면 되는지」가 정해지는 게 편합니다. 기한이 없으면 그 판단이 계속 뒤로 밀립니다.

기한이 지나면 드랍으로 봅니다

정한 날짜가 지나고 추가 연락이 없으면, 저는 드랍된 것으로 보고 다음 사람으로 넘어갑니다. 이건 그분을 나쁘게 보는 게 아닙니다. 답을 못 주신 것도 하나의 답입니다.

다만 꼭 그분이어야 하는 자리라면 이야기가 다릅니다. 그때는 한 번 더 겁니다. 대신 「혹시 일정이 어려우시면 편하게 말씀 주십시오」를 붙여서, 거절하기 쉽게 만들어 드립니다.

통화하는 동안 다음 사람을 고릅니다

이건 습관입니다. 「확인해보고 연락드릴게요」가 나오는 순간, 머릿속으로는 그 자리의 2순위를 이미 떠올립니다.

끊자마자 하는 일이 두 가지입니다. 지금 통화한 분께 요약 문자를 보내는 것, 그리고 같은 자리 2순위에게 언제 연락할지 날짜를 잡아 두는 것.

기한이 지나면 그날 바로 2순위로 넘어갑니다. 이걸 미리 정해 두지 않으면 「조금만 더 기다려 볼까」가 3일이 되고 일주일이 됩니다.

기한이 지난 그날 무엇을 하나

기한 당일 저녁까지 답이 없으면 한 번만 더 짧게 보냅니다. 길게 쓰지 않습니다.

「○○님, ○월 ○일 건 확인 부탁드립니다. 어려우시면 안 된다고만 주셔도 괜찮습니다.」

그리고 그날로 2순위에게 넘어갑니다. 나중에 이분에게서 「되겠습니다」가 오면, 그때는 예비 위원으로 여쭙거나 다음 사업으로 돌립니다. 이렇게 해 두면 그분이 다음에는 옵니다.

정리

덧붙임

회신 기한을 정하고 2순위로 넘어가는 시점은 제가 쓰는 방식입니다. 위원 확정 시한과 결재 일정이 규정으로 잡혀 있는 사업이 있으니, 달력에 날짜를 넣기 전에 그 시한부터 확인하십시오.