심사위원 5명이 필요하면 후보를 몇 명 찾아야 하나

심사위원(평가위원) 5명이 필요합니다. 후보를 몇 명 확보해야 할까요.

불안하면 손이 먼저 움직입니다. 20명 명단을 만들어서 한꺼번에 문자를 돌립니다. 그런데 이게 생각보다 나쁘게 끝납니다.

한 번에 20명을 돌리면 생기는 일

수락이 8명 옵니다. 자리는 5개입니다. 그러면 3명에게 제가 전화를 걸어야 합니다.

「죄송합니다, 자리가 찼습니다.」

이 전화가 생각보다 아픕니다. 상대는 일정을 비워 놓고 기다린 겁니다. 그날 다른 일정을 거절했을 수도 있습니다. 그리고 이 기억은 남습니다. 다음 사업에 제가 다시 연락하면, 그때는 답이 늦습니다.

섭외는 한 번 쓰고 버리는 일이 아닙니다. 이번에 5명을 채우려고 3명에게 상처를 주면, 다음 사업에서 그 3명이 없어집니다.

그래서 자리부터 만듭니다

사람을 줄 세우지 않고, 채워야 할 자리를 먼저 그립니다.

자리를 나누는 기준은 공고가 정합니다. 기술성 배점이 높은 사업이면 기술 자리가 둘이고, 사업화 위주면 창업 자리가 둘입니다. 이건 배점표를 보면 바로 나옵니다.

한 자리 안에서 누구부터 연락하느냐는 또 다른 문제입니다. 아무 기준 없이 아는 분부터 돌리면 나중에 「왜 이분이 먼저였습니까」에 답할 말이 없습니다. 순서를 정하는 기준은 심사위원(평가위원) 후보가 많을 때 누구부터 연락하나에 적었습니다.

자리마다 5명씩, 명단은 25명

한 자리에 후보를 5명까지 준비합니다. 5자리면 25명입니다. 저는 최대 5배수를 기준으로 잡습니다.

많다고 느끼실 겁니다. 그런데 5명을 확정하기까지 실제로 연락이 가는 사람은 20명쯤 됩니다. 거절, 무응답, 일정 안 맞음, 이해관계 걸림이 차례로 빠지면 그 정도가 남습니다. 명단이 15명이면 마지막에 자리 하나를 놓고 다시 사람을 찾으러 나가야 합니다.

그런데 25명에게 동시에 보내지 않습니다. 자리마다 1순위에게 먼저 보냅니다. 5통입니다.

그럼 시간이 더 걸리지 않나

걸립니다. 그래서 회신 기한을 짧게 잡습니다. 1차에 「3일 안에」를 적고, 3일째 저녁에 답이 없으면 2순위 발송으로 넘어갑니다. 3차례를 돌려도 10일 안쪽입니다.

다만 3일은 본인이 바로 정할 수 있는 분 기준입니다. 교수님은 학사일정을 봐야 하고 기업 임원은 위에 보고가 올라갑니다. 이쪽은 일주일을 잡고 그만큼 먼저 보냅니다. 누구에게 며칠을 주느냐는 교수님 · 임원 · 창업가, 같은 문자로 보내면 안 되는 이유에 적었습니다.

일정이 정말 촉박하면 자리마다 1·2순위에게 동시에 보내되, 문자에 「여러 분께 함께 여쭙고 있다」고 적어 둡니다. 미리 말해 두면 나중에 자리가 차도 상대가 납득합니다. 숨기고 있다가 거절 전화를 거는 것과 완전히 다릅니다.

예비 후보는 수락을 받지 않습니다

당일 펑크에 대비해 1~2명을 더 잡아 두는 건 맞습니다. 다만 미리 수락을 받아 두면 그분 일정이 묶입니다. 안 쓰게 되면 그것도 결례입니다.

그래서 저는 「연락하면 그날 올 수 있을 만한 분」을 표시만 해 둡니다. 근처에 계시거나, 일정이 유연하거나, 전에 급하게 부탁드렸을 때 와 주셨던 분. 실제로 쓰는 방법은 평가 당일 갑자기 못 온다고 하면에 적었습니다.

자리를 나눌 때 한 가지 더 봅니다

분야로 5자리를 나눈 다음, 저는 구성이 한쪽으로 쏠렸는지를 봅니다. 성별 구성이 여기 걸립니다.

국가와 지방자치단체가 위원회를 구성할 때는 위촉위원의 특정 성별이 10분의 6을 넘지 않도록 해야 합니다(양성평등기본법 제21조제2항). 위원 5명이면 한쪽 성별이 3명까지입니다. 4명 대 1명은 80%라서 이 기준을 넘깁니다. 지방자치단체 조례에도 같은 조항이 들어가 있는 경우가 많아, 감사에서 바로 지적이 나오는 자리입니다.

그래서 자리를 그릴 때 3 대 2를 기본으로 잡습니다. 분야 때문에 도저히 안 맞으면, 해당 규정의 예외 절차가 있는지를 먼저 확인하십시오. 내 판단으로 넘길 수 있는 항목이 아닙니다.

성별만 보는 게 아닙니다. 소속과 경로도 같이 봅니다. 5명이 비슷한 자리에서 비슷한 경로로 온 사람들이면, 같은 사업계획서를 봐도 눈길이 같은 데로 갑니다. 보는 눈을 갈라 놓는 쪽이 기업에도 낫고, 나중에 「왜 이렇게 구성했느냐」에 답할 말도 생깁니다.

1년 동안 주 2회 데모데이를 돌렸던 때

서울시의 서울창업카페 3개 지점을 운영하던 때가 있었습니다. 1주일에 2번씩 데모데이를 했습니다.

「쇼미 더 아이템」이라는 이름으로, 누구든 자기 아이템을 투자자 앞에서 설명할 기회를 주는 자리였습니다. 본선에 못 올라가도 1주일 뒤, 2주일 뒤에 다시 도전할 수 있었습니다.

운영하는 쪽에서 이게 무슨 뜻이냐면, 이렇게 됩니다.

그래서 저는 이 사업에 쓰는 풀만 500명 정도로 넓혀 놓고, 한 사람에게 몰리지 않게 돌렸습니다. 명단이 좁으면 같은 분을 매주 부르게 되고, 그러면 그분도 지치고 저도 다음에 부탁할 자리가 없어집니다.

이유가 하나 더 있었습니다. 참가팀이 떨어져도 계속 다시 나올 수 있는 구조였습니다. 그러면 같은 전문가가 같은 기업을 2번, 3번 평가하게 됩니다. 그건 평가가 아닙니다.

겹치지 않게 짜려면 품이 훨씬 더 듭니다. 「이번 주 이 팀은 지난번에 누가 봤더라」를 매번 확인해야 하니까요. 그래도 저는 그 품을 들였습니다. 그 기록이 어떻게 생겼는지는 다음 사업에 쓰려면 무엇을 남겨야 하나에 적었습니다.

돌린 기록은 남겨 둡니다

누구에게 언제 무엇을 보냈고 어떤 답이 왔는지를 한 장에 적어 둡니다. 엑셀 한 줄이면 됩니다. 자리 · 선정 사유(전문분야가 왜 맞는지) · 보낸 날 · 연락 차수 · 보낸 방법 · 회신 · 이해관계 확인 여부 · 확정 여부. 운영할 때는 순위를 쓰시되, 남기는 기록에는 「1순위 · 2순위」 대신 「1차 · 2차」로 적으십시오. 순위로 적어 두면 나중에 그 칸이 「기관이 임의로 서열을 매겼다」로 읽힙니다.

나중에 「왜 이 5분입니까」를 묻는 자리가 옵니다. 감사일 수도 있고, 탈락 기업의 이의제기일 수도 있고, 그냥 윗선의 질문일 수도 있습니다. 그때 이 한 장이 있으면 3분이면 끝납니다. 없으면 기억으로 답해야 하는데, 기억은 틀립니다.

정리

덧붙임

여기 적은 자리 나누기와 회신 기한은 제가 쓰는 방식입니다. 기관에 따라 위원 구성 요건이 규정으로 정해져 있는 경우가 있으니, 자리를 짜기 전에 소속 기관의 위원회 운영 규정을 먼저 확인하십시오.