심사 당일 갑자기 못 온다고 하면 무엇부터 하나

아침 여덟 시 40분. 심사는 아홉 시 반입니다. 전화가 옵니다.

「죄송합니다, 오는 길에 사고가 나서 못 갈 것 같습니다.」

할 일이 동시에 세 갈래로 들어옵니다. 대체 위원을 구하는 일, 위에 보고하는 일, 공문과 명패와 서명부를 고치는 일. 이걸 혼자 순서대로 하면 시작 시각을 절대 못 맞춥니다. 그래서 제일 먼저 할 것은 전화를 거는 게 아니라 이 셋 중 무엇을 내가 하고 무엇을 넘길지를 30초 안에 정하는 것입니다.

사람부터 찾으면 늦습니다

전화를 끊자마자 후보에게 전화를 돌리는 분이 많습니다. 그런데 먼저 확인할 게 있습니다.

몇 명으로 심사가 성립하는지입니다. 기관 규정이나 공고에 정족수가 정해져 있는 경우가 많습니다. 5명 위촉인데 4명으로 진행해도 되는 사업이면, 대체 위원을 급하게 구할 이유가 없습니다.

비상용은 평소에 만들어 둡니다

당일 아침에 새로 찾는 건 불가능합니다. 미리 표시해 둔 사람이 있어야 합니다.

이분들께 미리 수락을 받아 두지는 않습니다. 일정을 묶어 놓고 안 쓰게 되면 그것도 결례입니다. 「연락하면 올 수 있을 만한 분」으로 표시만 해 둡니다.

사람보다 서류가 더 오래 걸립니다

대체 위원을 구했다고 끝이 아닙니다. 그분 이름으로 다시 만들어야 하는 게 줄줄이 있습니다.

위원 수를 줄여도 되는 평가인지부터 봅니다

15년을 해도 평가 당일 아침에 걸려 오는 「오늘 못 가겠습니다」는 적응이 안 됩니다. 교통사고, 부고, 갑작스러운 응급 상황. 사정을 들으면 어쩔 수 없다 싶으면서도 그 순간 심장이 아래로 떨어집니다.

그때 전화를 끊자마자 사람을 찾으러 뛰면 안 됩니다. 제일 먼저 확인할 건 이 평가가 위원 수를 줄여도 성립하느냐입니다.

혼자 다 하려다 사고가 납니다

반드시 채워야 하는 판이라면, 그다음으로 중요한 게 역할을 나누는 것입니다.

머리가 하얘진 상태에서 발주처 보고도 하고, 대체 위원도 찾고, 현장 세팅까지 하려 들면 어느 하나가 터집니다.

저는 보고 트랙을 제가 안 탑니다. 옆의 동료에게 상황을 공유하고 부탁합니다.

전담기관 담당자님께 상황 전달해 드리고, 지금 대체 위원 긴급 섭외 중이라고 먼저 보고 좀 부탁드려요.

동료가 보고와 상황 공유를 맡는 동안, 저는 대체 위원 섭외 하나에만 붙습니다. 그리고 상황을 전달받은 전담기관이나 발주처에서 「우리 쪽에서도 알아볼 테니 같이 찾자」며 사람을 연결해 주시는 경우가 꽤 있습니다. 숨기고 혼자 해결하려 하면 이 도움을 못 받습니다.

이때는 문자도 이메일도 소용없습니다

평소 섭외는 이메일과 문자를 같이 보내는 게 낫다고 적었는데, 이 상황만은 예외입니다. 언제 읽을지 기약이 없습니다.

바로 직통 전화입니다. 그리고 이때가 평소에 쌓아 둔 검증된 위원 명단을 꺼낼 때입니다. 어디에 모셔도 문제없고, 당일 아침에 급한 연락을 드려도 상황을 이해해 주실 분들.

전화를 걸기 전에 10초만 정리합니다.

당일 펑크는 담당자 잘못이 아닙니다. 다만 그 펑크가 났을 때 규정을 먼저 보고, 역할을 나누고, 전화를 도는 속도 — 거기서 갈립니다.

못 구했으면 남기는 게 일입니다

정족수가 안 되면 연기해야 할 수도 있습니다. 어느 쪽이든 기록이 남아야 합니다.

불참 사유와 연락 시각, 누구에게 보고했는지, 어떻게 처리하기로 했는지, 점수는 어떻게 계산했는지. 심사 조서에 이걸 적어 두면 나중에 이의제기가 와도 설명이 됩니다. 적어 두지 않으면 그날 급했던 사정이 아무 데도 안 남습니다.

덧붙임

정족수, 대체 위원 위촉 절차, 불참 위원의 점수 처리 방식은 기관 규정과 사업 공고가 정합니다. 여기 적은 것은 제가 움직이는 순서이고, 실제 처리는 소속 기관 규정과 담당 부서 확인을 거치십시오.