섭외가 끝난 뒤 전문가에게 어디까지 알려줘야 하나

5분이 다 수락하셨습니다. 명단을 올리고 한숨 돌립니다.

여기서 손을 놓으면 당일 아침에 전화가 옵니다. 「주차는 어디에 하나요」 「점심은 나오나요」 「몇 시까지 가면 되죠」. 심사 시작 30분 전에 이런 전화를 3통 받으면 그날 운영이 흔들립니다.

수락 다음 날 보내는 안내

수락 문자를 받으면, 늦어도 다음 날 안내를 보냅니다. 당일에 처음 알게 하면 안 되는 것들이 있습니다.

불편한 조건일수록 먼저 적습니다

식사가 안 나온다, 주차가 어렵다, 끝나는 시간이 늦어질 수 있다. 이런 건 적기 싫습니다. 거절당할까 봐서요.

그런데 안 적으면 그 불편이 당일 아침에 나타납니다. 그때는 바꿀 수 있는 게 없습니다. 점심을 못 드시고 오신 위원이 오후 다섯 시까지 앉아 계시면, 마지막 팀 점수가 앞 팀보다 짜게 나옵니다. 그건 그 기업 잘못이 아닙니다.

미리 적으면 위원이 알아서 준비하십니다. 먹고 오시거나, 대중교통으로 오시거나, 뒷일정을 비워 두십니다. 적어 두는 것만으로 해결됩니다.

평가표는 미리 보여드립니다

당일에 평가표를 처음 받으시면, 첫 팀 발표 때는 항목을 읽느라 못 들으십니다. 그래서 첫 팀이 손해를 봅니다.

평가표 양식과 배점을 미리 보내 드리면 그날 눈금이 맞습니다. 위원마다 점수가 벌어지는 문제도 여기서 절반은 해결됩니다. 자세한 건 위원마다 점수가 20점씩 벌어질 때에 적었습니다.

전날 한 번 더

확정 안내를 보내고 나서 며칠이 지나면 잊히십니다. 전날 오후에 짧게 한 번 더 보냅니다.

「내일 ○시 ○○에서 뵙겠습니다. 오리엔테이션은 ○시 ○분입니다. 주차는 협소하니 대중교통 부탁드립니다. 무슨 일 있으시면 이 번호로 연락 주십시오.」

4줄이면 됩니다. 이 문자 하나가 당일 아침 전화를 대부분 없애 줍니다. 그리고 답장이 안 오는 분이 있으면, 그때 확인 전화를 겁니다. 당일 불참을 하루 먼저 아는 방법이기도 합니다.

호텔에서 밥을 못 먹고 평가한 날

이건 제가 심사위원(평가위원)으로 갔다가 겪은 일입니다.

어느 사업의 평가가 호텔·리조트에서 있었습니다. 안내받은 도착 시간이 11시 30분, 평가 시작은 오후 1시였습니다.

11시 30분까지 오라고 하고 평가가 1시에 시작하니, 저를 포함한 위원들은 자연스럽게 식사가 나오는 걸로 생각했습니다. 그렇게 생각 안 할 이유가 없었습니다.

도착해 보니 식사는 제공되지 않는다고 했습니다.

11시 30분부터 오리엔테이션을 하다 보니 어느새 12시 20분이었습니다. 지금 나가서 먹고 오기도 애매한 시간입니다. 결국 저뿐 아니라 다른 위원들도 제대로 못 먹은 채로 평가를 시작했습니다.

밥 한 끼가 뭐가 그렇게 중요하냐고 하실 수 있습니다. 그런데 위원 입장에서는 11시 30분에 도착해서 1시간 넘게 오리엔테이션을 듣고, 오후 1시부터 몇 시간을 집중해서 남의 사업을 판단해야 합니다.

문제는 식사를 안 준 게 아니었습니다. 안 줄 거면 처음부터 알려줬어야 한다는 겁니다.

미리 알았으면 저는 오는 길에 먹고 왔을 겁니다. 아무 일도 아니었을 겁니다.

주차는 안내해도 사고가 납니다

제가 운영하는 쪽에서 제일 자주 겪는 게 주차입니다.

주차 공간이 좁은 건물에서 평가를 할 때, 저는 미리 안내합니다. 주차 공간이 협소하니 대중교통을 이용해 달라고. 인근 유료 주차장까지 찍어서 보냅니다. 빠짐없이 했다고 생각합니다.

그런데도 위원이 근처까지 오셔서 차를 못 대 평가가 지연된 적이 있습니다. 안내를 못 보셨거나, 보고도 차를 가져오셨거나.

그날은 현장 매니저가 내려가서 주차를 도와드리고 모시고 올라왔습니다. 그래서 시작이 조금 밀리는 선에서 끝났습니다.

그래서 저는 이걸 다 적어서 보냅니다

그날 이후로 저는 확정 안내에 장소와 시간만 적지 않습니다. 당일에 그분이 궁금해할 만한 걸 미리 다 적습니다.

정리

덧붙임

확정 안내에 무엇을 담고 평가표를 언제 보내는지는 기관 규정과 사업 운영계획이 정하는 경우가 많습니다. 지급 서류를 받는 경로, 특히 신분증 사본처럼 고유식별정보가 들어가는 서류는 반드시 기관이 지정한 방식으로만 받으십시오. 여기 적은 것은 제가 쓰는 순서이니, 실제 운영 전에 소속 기관 담당 부서 확인을 거치십시오.