심사위원에게 자료를 언제 보내야 하나

위원들이 미리 읽고 오시면 심사가 훨씬 매끄럽습니다. 그래서 자료를 일찍 보내고 싶어집니다.

그런데 이 자료는 남의 사업계획서입니다. 아직 공개되지 않은 기술, 매출, 투자 계획, 특허 출원 전인 아이디어가 들어 있습니다. 메일로 한번 나가면 어디까지 가는지 우리가 통제할 수 없습니다.

서약서가 먼저입니다

순서가 바뀌면 안 됩니다. 비밀유지 서약서를 받고 나서 자료를 보냅니다.

서약서를 위촉장에 같이 넣으면 안 됩니다. 위촉장은 우리가 드리는 문서이고 서약서는 받아야 하는 문서입니다. 하나로 합치면 서명을 회수하기가 어려워집니다. 따로 보내야 회수가 됩니다.

보안이 걸리면 아예 안 보냅니다

기술 탈취 위험이 큰 사업, 특허 출원 전 아이템이 많은 사업, 참여 위원 중에 같은 업종 종사자가 있는 사업. 이런 건은 메일로 안 보냅니다.

당일 아침 심사장에서만 열람하게 묶어 둡니다. 오리엔테이션 시간을 30분으로 잡고, 그 자리에서 인쇄본을 나눠 드리고, 끝나면 회수합니다. 번호를 찍어 두면 회수가 확실합니다.

위원 입장에서는 불편합니다. 그래서 섭외할 때 미리 말씀드려야 합니다. 「자료는 당일 현장에서만 보실 수 있습니다. 그래서 오리엔테이션을 30분 잡았습니다.」 이걸 모르고 오시면 그날 항의를 들으십니다.

미리 보낼 때는 언제가 좋은가

보내기로 했다면 3일 전쯤이 무난합니다.

너무 일찍 보내면 잊히십니다. 2주 전에 보낸 자료는 전날 밤에 다시 여십니다. 그러면 미리 보낸 의미가 없습니다.

너무 늦게 보내면 못 읽고 오십니다. 신청서가 10건이 넘으면 하루로는 부족합니다.

그리고 보낸 다음 날 한 번 확인합니다. 「자료 잘 받으셨는지요」 이 한 통에 스팸함에 빠진 메일이 걸러집니다.

자료보다 먼저 — 단체 메일에서 사고가 납니다

자료를 언제 보내느냐 이전에, 어떻게 보내느냐에서 사고가 납니다.

담당자가 위원들에게 서식이나 공지를 메일로 돌리는 일이 있습니다. 그런데 받은 쪽에서 메일함을 열었을 때 참여하는 위원들 이메일 주소가 전부 보이는 경우가 드물지 않게 있습니다.

저도 받아 봤습니다. 그때 드는 생각은 「아, 이건 실수하셨구나」입니다.

위원 입장에서는 내 메일 주소가 모르는 사람 열댓 명에게 뿌려진 겁니다. 누가 같이 평가하는지도 알게 됩니다. 민감하게 보시는 분은 평가에 들어오기 전부터 개인정보 문제로 민원을 넣으십니다.

보내도 되는 자료와 절대 안 되는 자료

비대면으로 진행할 때도 순서는 같습니다. 영업기밀 보호, 정보 유출 방지, 전문가 위촉 동의서, 청렴 서약서 — 이 서류들에 사전 동의와 서명을 받고 나서 자료를 드립니다.

「저는 서류 보는 게 좀 느립니다」

이런 말씀을 하시는 위원이 계십니다. 솔직한 이야기이고 오히려 고마운 말입니다. 그때 할 수 있는 게 2가지입니다.

하나는 당일에 조금 일찍 와 달라고 요청하는 겁니다. 30분 먼저 오셔서 보시게 하면 됩니다.

다른 하나가 더 좋은데, 기업 요약본 엑셀을 만들어 드리는 겁니다. 자료 전체가 아니라 한 장짜리 표입니다.

아무도 안 읽고 오셨다면

보냈는데 당일에 다들 처음 보시는 것 같으면, 보낸 방식을 바꿔야 합니다.

첨부파일 10개짜리 메일은 안 열립니다. 압축파일도 안 열립니다. 대신 한 장짜리 요약을 본문에 넣으십시오. 기업명 · 업종 · 한 줄 요약 · 신청 금액. 이것만 있어도 당일에 처음 보는 것과는 완전히 다릅니다.

덧붙임

비밀유지 서약서 양식, 자료 제공 시점, 현장 열람 여부는 기관 규정과 사업 공고가 정하는 경우가 많습니다. 여기 적은 것은 제가 쓰는 방식이니, 실제 운영 전에 소속 기관 규정과 담당 부서 확인을 거치십시오.