한 번 섭외한 전문가를 다음 사업에도 쓰려면 무엇을 남겨야 하나

사업이 끝났습니다. 정산도 마쳤습니다. 위원 명단 파일은 그대로 폴더에 남습니다.

반년 뒤 새 사업이 열립니다. 그 파일을 엽니다. 이름과 전화번호만 있습니다. 누가 좋았는지 기억이 안 납니다.

그리고 또 처음부터 찾습니다.

연락처만 모으면 명단이 아닙니다

다음 사업에 필요한 건 이름이 아니라 「이 자리에 이 사람」입니다. 그러려면 이름 옆에 조건이 적혀 있어야 합니다.

기관 시스템이 있어도 부서 엑셀은 따로 둡니다

기관에 따라 전문가 풀을 PMS(사업관리시스템)로 공통 관리합니다. 그러면 우리 부서가 손을 댈 수 없습니다. 열을 추가하는 것도, 메모를 남기는 것도 전산 담당 부서를 거쳐야 합니다.

그래서 저는 부서용 엑셀을 따로 만들었습니다. 시스템을 대체하려는 게 아닙니다. 시스템에는 담을 수 없는 한 줄을 담아 두려는 겁니다.

이게 저 혼자를 위한 일이 아닙니다. 제가 적어 두면 옆자리 담당자도, 다음에 이 사업을 받는 후임도 같은 사고를 피합니다. 위원 관리는 담당자 개인의 요령이 아니라 부서의 방어선입니다.

실제로 쓰는 열

열 이름만 옮기면 이렇습니다.

「특이사항」과 「재섭외 여부」 두 열은 반드시 만드십시오. 적는 문장은 길 필요가 없습니다.

왜 이걸 강조하는지 이유는 하나입니다. 사람 마음이 간사합니다. 평가 당일에는 「다시는 이 사람 안 부른다」고 다짐합니다. 그런데 6개월 지나면 잊습니다. 급하게 섭외해야 할 때 명단을 열고, 아무 표시도 없는 이름을 보고, 똑같은 분에게 또 문자를 보냅니다. 이름과 연락처만 적힌 명단은 풀이 아니라 스팸 목록입니다.

좋았던 기록보다 아픈 기록

「잘하셨다」는 적어도 다음에 큰 도움이 안 됩니다. 좋았던 분은 대개 기억납니다.

정작 필요한 건 반대쪽입니다.

평가 중에 코를 골며 주무신 위원. 기업과 언쟁이 붙어 민원을 만든 위원. 정치·종교 이야기를 꺼낸 강사. 성별이나 나이를 두고 부적절한 발언을 한 분. 시간을 30분 넘긴 분. 자료를 끝까지 안 주신 분.

이걸 적어 두지 않으면, 반년 뒤에 그분을 또 부릅니다. 그날의 불편함은 잊히는데 명단은 남기 때문입니다.

적어 두기가 불편하다면

사람에 대한 평가를 문서로 남기는 게 조심스러우실 수 있습니다. 개인정보와 명예에 걸리는 문제라 기관 규정을 먼저 확인하셔야 합니다.

그때는 사실만 적으십시오. 판단이 아니라 일어난 일을 적습니다.

기억이 있을 때 적습니다

사업이 끝나면 정산과 결과 보고가 몰립니다. 그게 끝나고 적으려면 이미 기억이 없습니다.

심사 당일 저녁이나 다음 날, 10분만 쓰십시오. 위원 5명이면 5줄입니다. 한 줄씩만 적으면 됩니다.

거절하신 분도 같이 적습니다. 왜 거절하셨는지가 다음 연락 시점을 정해 줍니다. 거절당했을 때 다시 연락해도 되나에 적었습니다.

이게 쌓이면

사업을 서너 번 돌리면 명단이 수십 명이 됩니다. 그때부터는 밖에서 안 찾아도 됩니다. 매번 처음부터 찾던 일이 없어집니다.

제가 3,000명 가까이 만나면서 쓸 만한 명단을 남기게 된 것도 특별한 방법이 있어서가 아닙니다. 끝날 때마다 한 줄씩 적었을 뿐입니다.

민원이 들어오면 기록이 유일한 증거가 됩니다

여기까지는 「다음에 안 부르려고」 남기는 기록입니다. 그런데 기록이 훨씬 무거운 일을 하는 순간이 있습니다.

심사위원(평가위원)이 참가기업과 언쟁이 붙었습니다. 그 기업은 중앙부처, 진흥원, 발주처에 한꺼번에 민원을 넣었습니다. 언론사에도 제보했습니다. 그 민원을 제가 받아서 대응했습니다.

이때 담당자에게 남는 질문은 딱 하나입니다. 그날 실제로 무슨 일이 있었나. 위원이 선을 넘은 건지, 기업 발표가 먼저였는지, 양쪽 다인지. 이걸 말로만 복기하면 아무것도 증명되지 않습니다.

저희는 자체 콘텐츠사업부가 있어서 평가 전 과정을 캠코더로 촬영하고 보관합니다. 그 영상이 있으니 확인이 됩니다.

그리고 실제로, 위원 귀책으로 대응한 경우도 있었지만 참가기업이 탈락을 빌미로 거짓 민원을 넣은 경우도 있었습니다. 그때 영상이 데이터가 됩니다. 기록은 위원을 걸러내기 위한 장치이기도 하지만, 담당자와 위원을 함께 지키는 장치이기도 합니다.

아무리 담당자가 완벽하게 준비해도 사건은 벌어집니다. 준비의 뜻은 사건을 없애는 게 아니라, 사건이 벌어졌을 때 설명할 수 있는 상태로 두는 것입니다.

덧붙임

외부 전문가에 대한 기록을 보관하는 범위와 기간, 개인정보 처리 방식은 기관 규정과 개인정보 보호 관련 법령을 따라야 합니다. 실무적으로는 3가지를 처음에 정해 두십시오.

첫째, 위촉 안내에 「앞으로 위촉을 검토할 때 참고하려고 활동 기록을 남깁니다」를 고지에 넣습니다. 둘째, 보유 기간을 정하고 지나면 지웁니다. 셋째, 본인이 열람이나 정정을 요구하면 응할 수 있도록 사실 위주로만 남깁니다. 규정 근거 없이 「다음에 안 부를 사람」 명단이 되면 그때는 담당자가 설명해야 합니다. 항목을 정하기 전에 소속 기관 개인정보 담당 부서에 먼저 확인하십시오.