간사 · 서기 · 참관인, 심사장에는 위원만 있는 게 아닙니다

심사장 문을 열면 위원 다섯 분만 앉아 있는 게 아닙니다. 앞에 간사가 서 있고, 옆에 서기가 앉아 있고, 뒤쪽에 참관인이 있고, 문밖에서 진행 요원이 대기합니다.

이 사람들이 각각 무엇을 하고 무엇을 안 하는지가 정해져 있어야 그날이 굴러갑니다. 특히 하나가 중요합니다. 점수에 손대는 사람은 위원뿐입니다. 나머지는 전부 그 밖에 있습니다.

누가 점수에 개입하는가

간사 — 규정대로 굴러가게 만드는 사람

주관 기관 담당 직원이 맡습니다. 위촉장을 준비하고, 위원을 안내하고, 오리엔테이션에서 기준과 주의사항을 브리핑하고, 서류를 걷습니다.

그런데 간사의 진짜 일은 돌발 상황을 행정적으로 처리하는 것입니다. 위원 한 분이 못 오셨을 때, 이해관계가 나왔을 때, 과락 점수가 보일 때. 그 자리에서 「어떻게 하죠」가 아니라 「이렇게 처리하겠습니다」가 나와야 합니다.

서기 — 나중에 설명할 수 있게 남기는 사람

오간 발언과 종합 의견, 채점 사유를 회의록으로 씁니다. 평소에는 있어도 없어도 그만인 것 같은데, 이의제기나 감사가 들어오는 순간 이것만 남습니다.

기업이 「제대로 보지도 않고 떨어뜨렸다」고 하면, 그날 어떤 질문이 오갔고 어떤 근거로 점수가 나왔는지를 문서로 보여 줘야 합니다. 기억으로는 안 됩니다.

참관인 — 지켜보기만 하는 사람

입찰이나 정부 과제 평가에서 청렴옴부즈만, 감사 부서 직원, 시민단체가 배석하는 경우가 있습니다. 평가에 개입하지 않고 공정성과 투명성만 봅니다.

담당자가 준비할 것은 자리와 명패, 평가표 양식과 진행 순서 한 부입니다. 그리고 오리엔테이션에서 「참관인께서는 점수에 관여하지 않으십니다」를 한 번 말씀드리십시오. 이 한마디가 없으면 위원들이 눈치를 봅니다.

진행 요원 — 그날을 물리적으로 굴리는 사람

발표 업체를 순서대로 입장시키고, 발표 자료를 PC에 세팅하고, 위원들에게 다과와 서류를 배부합니다. 없어도 되는 것 같지만 없으면 간사가 이 일을 다 하다가 정작 돌발 상황을 못 잡습니다.

한 명이면 충분한 경우가 많습니다. 다만 발표 자료 세팅은 미리 해 두십시오. 업체가 들어와서 USB를 꽂는 순간부터 시간이 밀립니다.

현장에서 오가는 행정 용어

덧붙임

간사 · 서기 · 참관인을 두는 기준과 제척 · 기피 · 회피의 사유와 처리 절차, 정량평가를 사전 검증할 수 있는지 여부는 모두 소속 기관 규정과 사업 지침이 정합니다. 여기 적은 것은 현장에서 통용되는 쓰임이고 법령상 정의가 아닙니다. 사업을 설계하실 때 담당 부서에 확인하십시오.

이해관계가 심사 중에 나왔을 때의 처리는 심사 대상 기업과 아는 사람이 섞여 있을 때에, 점수 차가 크게 벌어졌을 때는 위원마다 점수가 20점씩 벌어질 때에 적었습니다. 명칭 정리는 심사위원과 평가위원은 뭐가 다릅니까에 있습니다.