협력사 등록은 검증보다 먼저 시작합니다

검증이 끝났는데 구매로 안 이어지는 이유를 물으면 대개 예산 이야기가 먼저 나옵니다.

그런데 실무에서 더 자주 걸리는 건 다른 자리입니다. 우리 회사가 그쪽이 살 수 있는 거래처로 등록되어 있지 않습니다.

발주서가 안 만들어집니다

대기업의 구매는 시스템 위에서 돕니다. 발주서를 쓰려면 거래처를 고르는 칸이 있고, 그 칸에는 등록된 회사만 뜹니다.

담당자가 아무리 사고 싶어도 목록에 없으면 다음 화면으로 못 넘어갑니다.

그래서 검증 결과가 좋아도 여기서 멈춥니다. 기술의 문제가 아니라 절차의 문제입니다.

등록 심사는 회사를 봅니다

여기서 오해가 생깁니다. 기술을 인정받았으니 등록도 쉬울 거라고 생각합니다.

등록 심사는 다른 것을 봅니다.

Figure 1

협력사 등록에서 자주 보는 네 가지

01

재무 — 이 회사가 내년에도 있는가

재무제표와 신용평가를 봅니다. 설립 연차와 자본 규모에 기준선을 두는 곳이 있습니다.

02

인증 — 문서로 증명되는가

품질이나 정보보호 관련 인증을 요구하는 경우가 있습니다. 받는 데 몇 달이 걸립니다.

03

이력 — 비슷한 걸 납품해 봤는가

첫 거래인 회사가 여기서 막힙니다. 등급을 나눠 두는지 확인해 보십시오.

04

보안 — 자료를 맡길 수 있는가

문서로 끝나는 곳도 있고 실사를 나오는 곳도 있습니다. 일정이 여기서 늘어납니다.

같이 시작합니다

순서를 이렇게 바꾸십시오. 검증 계약을 쓰는 날, 등록 절차도 같이 엽니다.

검증에 석 달이 걸린다면 그 석 달 동안 등록도 진행됩니다. 검증이 끝나는 시점에 등록도 끝나 있으면 발주가 바로 나갑니다.

반대로 검증이 끝난 다음에 등록을 시작하면 거기서 두세 달이 더 붙습니다. 그 사이에 담당자가 바뀌거나 예산 시기가 지나갑니다.

과제가 사라지는 자리가 대개 여기입니다.

물어봐야 할 것

검증 시작 무렵에 담당자에게 물어 두면 좋은 것이 셋입니다.

등록 절차가 있는지, 있다면 누가 담당하는지. 구매 부서가 따로 관리하는 경우가 대부분이라 협업 담당자도 잘 모르는 경우가 있습니다.

등급이 나뉘는지. 소액 거래에 완화된 기준을 두는 곳이 있습니다. 첫 거래를 작게 만들 수 있으면 그 길로 들어갑니다.

필요한 서류와 인증이 무엇인지. 받는 데 몇 달 걸리는 인증이 요구되면 그건 오늘 시작해야 합니다.

끝내 안 될 때

기준을 못 맞추는 경우가 있습니다. 설립 연차가 짧거나 매출 규모가 안 되거나요.

그러면 기존 협력사를 통해 납품하는 경로가 남습니다. 그쪽이 계약 당사자가 되고 우리는 그 아래로 들어갑니다.

마진이 줄고 고객과의 거리가 한 겹 멀어집니다. 대신 과제가 살고 이력이 생깁니다. 그 이력으로 다음에 직접 등록이 되기도 합니다.

이 구조를 쓸 거라면 처음부터 이야기해야 합니다. 나중에 급하게 끼워 넣으면 조건이 불리하게 잡힙니다.

등록해 두고도 안 팔리는 경우

등록이 끝났다고 발주가 자동으로 나오지는 않습니다. 등록은 살 수 있게 된 상태이지 사기로 한 상태가 아닙니다.

여기서 한 가지를 더 확인해야 합니다. 이 금액이면 누가 결재하는가입니다. 회사마다 금액 구간이 있어서, 몇천만원까지는 팀장 선에서 끝나고 그 위로는 임원 결재나 품의가 붙습니다. 결재선이 길어지면 분기가 넘어갑니다.

그래서 첫 거래는 그 회사의 가장 낮은 결재 구간 안쪽으로 설계하는 편이 빠릅니다. 범위를 좁혀서 금액을 낮추고, 그 건을 사고 없이 끝내고, 다음 건을 키웁니다. 한 번 거래한 회사와 두 번째 거래를 하는 절차는 첫 번째보다 훨씬 짧습니다.

금액 구간은 담당자에게 물으면 대개 알려 줍니다. 「이 정도 규모면 결재가 어디까지 올라갑니까」 한 문장이면 됩니다.

검증이 끝난 뒤에 시작하면 늦습니다

검증은 기술을 보고 등록은 회사를 봅니다. 두 절차는 서로 기다려 주지 않습니다.

검증을 시작하는 날 등록도 시작하십시오. 그리고 등급과 필요한 인증을 그 자리에서 물어보십시오.

이 한 가지만 앞으로 당겨도 「검증은 잘 끝났는데」로 끝나는 일이 줄어듭니다.

FAQ

자주 묻는 질문

협력사 등록이 무엇입니까?

대기업이 물건이나 용역을 살 수 있는 거래처로 회사를 등록해 두는 절차입니다. 구매 시스템에 등록되어 있지 않으면 발주서 자체가 만들어지지 않는 곳이 많습니다.

검증이 끝난 다음에 하면 안 됩니까?

그렇게 하면 검증 종료와 발주 사이에 몇 달이 생깁니다. 그 사이에 담당자가 바뀌거나 예산 시기가 지나가면 과제가 그대로 사라지는 경우를 봤습니다.

등록 심사에서 무엇을 봅니까?

회사마다 다르지만 공통되는 항목이 있습니다. 재무제표와 신용평가, 품질이나 정보보호 관련 인증, 유사 납품 이력, 그리고 보안 점검입니다. 기술의 우수성은 여기서 보지 않습니다.

실적이 없으면 등록이 안 됩니까?

등급을 나눠 두는 곳이 많습니다. 소액 거래는 완화된 기준으로 열어 두는 경우가 있으니, 담당자에게 등급 체계를 물어보십시오.

등록이 끝내 안 되면 방법이 없습니까?

기존 협력사를 통해 납품하는 경로가 있습니다. 마진이 줄고 관계가 한 겹 멀어지지만 과제를 살릴 수 있습니다. 다만 이 구조는 처음부터 계약에 반영해야 합니다.