담당자가 바뀌면 과제는 사라집니다

반년쯤 이야기가 오갔습니다. 현장도 봤고, 범위도 좁혔고, 다음 달에 검증 계약을 쓰기로 했습니다.

그리고 연락이 끊깁니다. 한 달 뒤에 메일을 보내면 자동응답이 옵니다. 담당자가 부서를 옮겼습니다.

새로 온 사람에게 연락하면 이렇게 답이 옵니다. 「인수인계 받은 내용에 없는데요.」

왜 없어지는가

그 담당자가 무성의했던 게 아닙니다. 옮기는 날 챙길 게 스무 개쯤 됩니다. 그중 계약이 끝난 것, 예산이 잡힌 것, 사내 시스템에 등록된 것은 목록에 뜹니다.

아직 계약 전이고, 예산도 안 잡혔고, 시스템에 등록도 안 된 논의는 목록에 안 뜹니다. 그 사람 머릿속에만 있었으니까요.

과제가 사람에게 붙어 있으면 사람과 같이 움직입니다. 조직에 붙어 있어야 남습니다.

회의록을 상대 시스템 안으로 보냅니다

회의록을 쓰는 회사는 많습니다. 그런데 대개 우리 문서함에 저장하고 끝냅니다.

그건 우리 기록이지 상대 회사 기록이 아닙니다. 담당자가 바뀌면 새 사람은 볼 수 없습니다.

바꾸는 방법은 간단합니다. 회의 당일에 메일로 보냅니다.

내용은 셋이면 충분합니다. 오늘 정한 것. 각자 할 일과 기한. 다음에 만나는 날.

그리고 마지막에 한 줄을 답니다. 「빠지거나 다르게 이해한 부분이 있으면 알려 주십시오.」

상대가 「확인했습니다」라고 회신하면 그 메일이 합의 기록이 됩니다. 대기업 메일 시스템은 퇴사·이동 후에도 보존되고, 인수인계할 때 새 담당자가 찾아볼 수 있습니다.

아는 사람을 둘로 만듭니다

가장 효과가 큰 조치입니다. 그리고 가장 안 하는 조치이기도 합니다.

담당자 한 명과만 이야기하는 게 편하니까요. 말이 잘 통하고, 회의도 빨리 끝납니다.

그런데 그 한 명이 유일한 연결점이면, 그 사람이 없어질 때 연결도 없어집니다.

늘리는 방법은 자리를 만드는 겁니다. 중간보고를 한 번 잡고, 담당자에게 이렇게 제안하십시오. 「이 과제에 닿는 부서가 더 있으면 같이 보시는 게 나중에 편할 것 같습니다.」

대개는 반깁니다. 담당자 입장에서도 혼자 판단하는 것보다 관련 부서를 한 번 태워 두는 편이 안전하니까요.

사내 과제 번호가 있는지 물어봅니다

대기업은 진행 중인 일을 시스템에 등록합니다. 이름은 회사마다 다릅니다. 과제 코드, 프로젝트 번호, 품의 번호.

등록된 일은 담당자가 바뀔 때 목록에 뜹니다. 등록 안 된 일은 안 뜹니다.

그래서 이야기가 어느 정도 진전되면 한 번 물어보십시오. 「이건 사내에 과제로 올라가 있습니까.」

답이 「아직요」라면 그 자체가 정보입니다. 지금까지의 논의는 담당자 개인이 알아보는 단계라는 뜻이고, 그 사람이 바뀌면 남는 게 없다는 뜻입니다.

이때 할 일은 재촉이 아니라 재료를 주는 겁니다. 등록에 필요한 건 대개 한 장짜리 요약입니다. 무엇을 왜 하는지, 얼마가 드는지, 언제 결과가 나오는지. 그걸 우리가 써서 보내면 담당자가 올리기 쉬워집니다.

인사이동 시기를 미리 물어봅니다

실례가 아닙니다. 일정 짜는 데 필요한 정보고, 대개 답해 줍니다.

알고 나면 두 가지를 조정할 수 있습니다.

하나는 검증 기간입니다. 인사이동 전에 결과가 나오게 잡으면 같은 사람이 결과를 받습니다. 결과를 받은 사람과 시작한 사람이 같으면 다음 단계가 훨씬 빠릅니다.

다른 하나는 문서를 남기는 밀도입니다. 이동이 두 달 뒤라면 그 전에 합의된 것들을 한 번 정리해 회신을 받아 두십시오.

이미 바뀌었다면

새 담당자에게 처음부터 설명하게 두지 마십시오. 우리가 먼저 정리해서 보냅니다.

한 장이면 됩니다. 언제 어떻게 시작됐는지, 지금까지 무엇이 정해졌는지, 지금 어디에 걸려 있는지, 다음에 무엇을 정해야 하는지.

그리고 마지막에 한 줄. 「이전에 논의된 내용이라 확인이 필요하시면 앞 담당자분께 여쭤보셔도 좋습니다.」

새로 온 사람 입장에서는 인수인계 목록에 없던 일이 갑자기 들어온 상황입니다. 그 사람이 사내에서 확인할 수 있는 경로를 같이 주면 부담이 줄고, 부담이 줄면 다시 굴러갈 확률이 올라갑니다.

바뀐 뒤에 무엇이 남아 있습니까

담당자가 바뀌는 건 막을 수 없습니다. 우리가 다룰 수 있는 건 그때 무엇이 남아 있느냐입니다.

메일로 회신을 받아 둔 회의록. 자리에 한 번이라도 앉은 다른 부서 사람. 사내 시스템에 붙은 번호.

셋 다 있으면 담당자가 바뀌어도 과제는 남습니다. 셋 다 없으면 반년치 논의가 한 번에 사라집니다.