과업지시서 요구사항, 반나절이면 추적표로 정리됩니다

제안서를 다 쓰고 제출한 다음에 알게 되는 게 있습니다. 과업지시서 34쪽 표 아래 각주에 「제출 시 ○○ 확인서를 첨부한다」가 적혀 있었다는 것.

본문을 읽을 때는 안 보입니다. 요구사항이 본문·표·별표·각주에 흩어져 있고, 그걸 눈으로 세면서 다 챙기는 건 사람이 할 수 있는 일이 아닙니다.

표 하나로 끝납니다. 만드는 데 반나절, 그 뒤로는 제안 작업 내내 이 표만 보면 됩니다.

먼저 문장을 잘라 냅니다

과업지시서를 통째로 읽지 않습니다. 요구가 들어 있는 문장만 뽑습니다. 서술어로 걸러집니다.

본문만 보면 놓칩니다. 표 안, 별표, 각주, 붙임 서식의 기재 요령까지 훑습니다. 여기까지 하면 요구사항이 50~80개 사이로 나옵니다. 생각보다 많습니다.

표는 일곱 열입니다

담당자 열을 우습게 보지 마십시오. 사람 셋이 붙는 제안에서 「그건 저쪽이 쓰는 줄 알았습니다」가 나오는 자리가 여기입니다.

이 표가 하는 다른 일 2가지

첫째, 분량 배분이 나옵니다. 요구사항이 12개 몰려 있는 절과 두 개뿐인 절이 있습니다. 그런데 쪽수를 똑같이 잡아 놓은 제안서를 자주 봅니다. 요구사항 수와 배점을 같이 놓고 보면 어디에 쪽을 더 줄지가 정해집니다.

둘째, 질의 목록이 나옵니다. 원문을 옮겨 적다 보면 뜻이 두 가지로 읽히는 문장이 나옵니다. 그게 질의 기간에 물어볼 항목입니다. 공고에는 질의 기간이 있는데 아무것도 안 묻고 지나가는 회사가 대다수입니다. 물어보면 답이 공개되고, 그 답이 우리에게 유리하게 정리되는 경우가 있습니다.

제출본에 넣을 것인가

공고가 서식을 주고 요구하면 그 서식대로 넣습니다. 요구하지 않으면 선택입니다.

저는 부록으로 한 장 붙이는 쪽을 권합니다. 앞 글에서 적었듯이 평가위원은 배점 항목을 들고 해당 대목을 찾아가며 읽습니다. 요구사항 번호와 쪽수가 짝지어진 표가 앞에 있으면 찾는 시간이 줄어듭니다.

다만 분량 한도에 부록이 포함되는지를 유의사항에서 확인하고 넣습니다. 이것 때문에 한도를 넘기면 본전도 못 찾습니다.

제출 직전 30분

표를 만들어 놓고도 마지막에 안 여는 경우가 있습니다. 급하니까요. 그런데 이 표가 값을 하는 순간이 정확히 그때입니다.

제출 전에 표를 열고 열 하나만 봅니다. 「반영 쪽수」가 빈 줄입니다. 여기가 비어 있으면 그 요구사항은 제안서에 안 들어간 것입니다. 50개 중 서너 개는 늘 비어 있습니다.

빈 줄을 채울 시간이 없으면 최소한 한 문장이라도 넣으십시오. 「해당 요구사항은 착수 후 2주 내 별도 계획으로 제출합니다」라도 있는 편이 아무것도 없는 것보다 낫습니다. 평가위원이 그 항목을 찾다가 못 찾으면 0점이고, 한 문장이라도 있으면 판단의 대상이 됩니다.

그리고 제출하고 나서 표를 지우지 마십시오. 착수하면 그대로 수행 점검표가 됩니다. 「반영 쪽수」 옆에 「완료일」 열 하나만 더하면 됩니다.