공공입찰 제안서 2주, 누가 언제 무엇을 해야 하나

제안 작업이 무너지는 모양은 늘 같습니다. 초반 4일 동안 자료를 뒤지다가, 중반에 목차를 3번 갈아엎고, 마감 3일 전부터 다 같이 밤을 샙니다. 그리고 제출하고 나서 빠뜨린 서류를 발견합니다.

실력 문제가 아니라 순서 문제입니다. 10일을 이렇게 씁니다.

1일차 — 쓸지 말지를 정합니다

이날 결정이 안 나면 나머지 9일가 의미가 없습니다. 접을 사업이면 여기서 접는 게 가장 큰 이득입니다.

순서는 앞 글들에서 다뤘습니다. 규격서를 먼저 열고, 참가자격을 대조하고, 정량 점수를 계산해 문턱을 넘는지 보고, 보증 여력을 확인합니다. 이 4가지에 반나절입니다.

넘기면 그날 오후에 요구사항 추적표를 만듭니다. 과업지시서를 문장으로 쪼개는 작업입니다.

2~4일차 — 쓰지 않고 모읍니다

여기서 바로 쓰기 시작하는 회사가 많습니다. 그러면 중반에 목차를 갈아엎습니다. 근거가 없는 상태로 방향을 잡았기 때문입니다.

2번의 「지금 없는 서류」가 특히 중요합니다. 실적증명서나 인력 자격증처럼 발급에 며칠 걸리는 게 나오면, 그건 8일차에 알면 늦습니다.

5일차 — 목차를 고정합니다

하루를 통째로 씁니다. 배점표 용어로 소제목을 달고, 요구사항 번호를 각 절에 배정하고, 절마다 쪽수를 정하고, 담당자를 붙입니다.

여기서 정한 목차는 그 뒤로 안 바꿉니다. 바꾸면 뒤에 쓴 사람들의 작업이 무너집니다. 애매하면 5일차 안에 결론을 냅니다.

6~8일차 — 회의를 15분으로 줄입니다

집필 기간에 긴 회의를 하면 그날 원고가 안 나옵니다. 아침에 15분만 모여 추적표 상태 열을 봅니다. 어제 확정된 줄, 오늘 붙을 줄, 막힌 줄. 3가지면 끝입니다.

막힌 줄이 나오면 그 자리에서 결정합니다. 「알아보고 말씀드리겠습니다」로 넘기면 그 줄은 마지막 날까지 미착수로 남습니다.

발표는 제출 후에 시작하지 않습니다

제안서 목차가 곧 발표 흐름입니다. 6일차부터 절을 하나 쓸 때마다 「이걸 30초로 말하면 뭐라고 할까」를 한 줄씩 적어 두면, 제출 뒤에 그 줄들을 이어 붙이는 것으로 발표 뼈대가 나옵니다.

제출하고 발표까지 며칠이 뜨는 경우가 있는데, 그 시간은 원고를 만드는 데 쓰는 게 아니라 리허설에 씁니다.

2번째 판부터 3일이 줄어듭니다

첫 판을 이 순서로 돌리고 나면, 사업이 바뀌어도 크게 안 변하는 문서가 남습니다.

회사 소개, 인력 이력과 자격, 실적 표, 품질 관리 방안, 보안 관리 방안, 하자 대응 절차. 이걸 사업별 폴더가 아니라 별도 폴더에 최신본으로 두고 매번 갈아 끼웁니다.

이걸 안 하면 매번 지난 제안서를 열어 복사하다가 옛날 숫자를 그대로 가져갑니다. 3년 전 실적 건수가 적힌 제안서를 심사석에서 본 적이 있습니다.