회의록을 AI에 맡기기 전에 정할 것

회의록 만드는 도구는 이제 어렵지 않습니다. 녹음하면 요약이 나옵니다.

그런데 몇 주 지나면 이 상태가 됩니다. 회의록은 매번 만들어지는데 아무도 안 읽습니다.

먼저 — 녹음을 알립니다

사내 회의라도 시작할 때 한마디 하십시오. 「기록을 위해 녹음합니다.」

이걸 안 하면 나중에 문제가 됩니다. 특히 평가나 갈등이 오가는 회의에서요.

외부가 섞인 자리는 더 조심해야 합니다. 상대 회사의 규정으로 녹음이 안 되는 경우가 있고, 비밀유지 계약이 걸린 자리도 있습니다.

도구에 넣기 전에 두 가지를 보십시오. 이 자리에 개인정보가 오가는가. 그 데이터가 어디에서 처리되는가.

요약이 아니라 세 칸으로

Figure 1

회의가 끝나고 남아야 하는 세 칸

01

정해진 것

결론만. 오간 이야기가 아니라 결론입니다. 두 줄이면 충분합니다.

02

할 일과 담당자

누가 무엇을 언제까지. 셋 중 하나라도 비면 그 줄은 안 굴러갑니다.

03

다음에 다시 볼 것

오늘 못 정한 것. 이 칸이 있어야 같은 이야기를 2번 안 합니다.

도구에 이 형식을 지시로 넣어 두십시오. 매번 같은 세 칸이 나오면 읽는 쪽이 훈련됩니다.

틀리는 자리는 정해져 있습니다

사람 이름과 숫자입니다.

이름은 발음이 비슷하면 섞이고, 숫자는 단위가 자주 틀립니다. 「삼천만원」이 「3천만」이 아니라 「3만」으로 적히는 식입니다.

올리기 전에 이 둘만 확인하는 규칙을 두십시오. 전체를 다시 읽으라는 게 아닙니다. 이름과 숫자만입니다.

확인하는 사람은 회의를 주재한 사람이 맞습니다. 무엇이 중요했는지 아는 사람이 그 사람이니까요.

안 읽히는 진짜 이유

형식을 고쳐도 안 읽히면 대개 자리 문제입니다.

회의별로 파일이 흩어져 있으면 아무도 안 찾습니다. 「그때 그 회의」가 언제였는지 기억해야 찾을 수 있으니까요.

주제별로 쌓이게 두십시오. 이 고객, 이 제품, 이 과제에 관한 결정이 한 자리에 시간순으로 있으면 그때부터 읽힙니다.

그러면 새로 온 사람도 그 자리만 보면 맥락을 따라옵니다.

결정이 나중에 뒤집힐 때

회의록이 값을 하는 순간은 2개월 뒤입니다. 「그때 이렇게 하기로 했잖아요」와 「그런 얘기 한 적 없는데요」가 부딪히는 자리요.

여기서 쓸모 있는 회의록은 결론만 적힌 것이 아니라 그때 무엇을 몰랐는지가 같이 적힌 것입니다. 「단가를 3만원으로 정함」보다 「경쟁사 단가를 못 구한 상태에서 3만원으로 정함. 자료가 나오면 다시 봄」이 낫습니다.

앞의 문장은 2개월 뒤에 싸움을 만들고, 뒤의 문장은 2개월 뒤에 다시 여는 근거가 됩니다. 결정이 바뀌는 것 자체는 문제가 아닙니다. 왜 그때 그렇게 정했는지 아무도 모르는 게 문제입니다.

도구에 넣는 지시문에 한 줄을 더하십시오. 「결정마다 그 시점에 확정되지 않았던 조건을 함께 적을 것.」 이 한 줄이 회의록의 수명을 몇 달 늘립니다.

모든 회의를 기록할 필요는 없습니다

다 남기려 하면 양이 많아지고, 양이 많아지면 아무것도 안 남습니다.

기준을 하나 두십시오. 결정이 있었던 회의만.

정보 공유만 한 자리는 기록하지 않습니다. 그런 자리는 애초에 회의가 아니어도 됐을 가능성이 큽니다.

도구를 고르는 건 그다음입니다

녹음을 알리고, 세 칸으로 뽑고, 이름과 숫자를 확인하고, 주제별로 쌓습니다.

도구를 고르는 건 그다음입니다. 이 4가지가 정해지면 어떤 도구를 써도 돌아갑니다.

FAQ

자주 묻는 질문

회의를 녹음해도 됩니까?

참석자에게 알리고 시작하십시오. 사내 회의도 마찬가지고, 외부가 섞인 자리는 더 그렇습니다. 상대 회사의 규정으로 녹음이 안 되는 경우도 있습니다.

요약을 그대로 회의록으로 써도 됩니까?

줄글 요약은 며칠 지나면 아무도 안 봅니다. 결정된 것, 할 일과 담당자, 다음에 다시 볼 것. 세 칸으로 뽑게 하는 편이 훨씬 쓰입니다.

AI가 잘못 적으면 어떻게 합니까?

사람 이름과 숫자가 특히 자주 틀립니다. 올리기 전에 그 두 가지만 확인하는 규칙을 두십시오. 확인하는 사람은 회의를 주재한 사람이 맞습니다.

외부 회의에서 조심할 것이 있습니까?

상대 회사 정보가 녹음과 요약에 남습니다. 비밀유지 계약이 있는 자리라면 도구에 넣기 전에 계약 조항을 확인하십시오.

회의록을 왜 아무도 안 읽습니까?

대개 찾을 수 없는 자리에 있어서입니다. 회의별로 흩어져 있으면 안 봅니다. 주제별로 한 자리에 쌓이게 두십시오.