발표평가 8분, 평가위원 앞에서 첫 60초에 말할 것

제안 발표장에 들어가면서 이런 생각을 하십니까. 「제안서에 다 써 놨으니 요약만 하면 되겠다.」

그렇지 않습니다. 적지 않은 위원이 그 자리에서 제안서를 처음 넘겨 봅니다. 위촉이 늦게 이뤄지고 자료를 당일에 받는 경우가 흔하기 때문입니다.

그러니까 발표는 제안서의 요약이 아니라 제안서를 읽는 순서를 정해 주는 자리입니다.

첫 60초에 회사 소개를 하지 마십시오

가장 흔한 시작이 이렇습니다. 「저희 회사는 2018년에 설립되어…」

발표에서 집중도가 가장 높은 시간을 배점 없는 내용에 쓰는 겁니다.

첫 60초에 들어가야 할 건 이겁니다. 이 사업의 진짜 과제가 무엇이라고 우리가 판단했는가.

발주기관 담당자는 이 사업을 왜 발주했는지 알고 있습니다. 공고문에 다 적지는 못했을 뿐입니다. 그 지점을 짚어 주면 「이 회사는 우리 상황을 안다」가 됩니다.

시간 배분은 여기서도 배점입니다

발표 자료를 만들 때도 배점표를 봐야 합니다.

8분이면 대략 이렇게 나눕니다. 도입 1분, 배점이 가장 큰 항목 3분, 그다음 큰 항목 2분, 나머지 항목 묶어서 1분 30초, 마무리 30초.

모든 항목을 다 말하려고 하면 각 항목이 20초씩 지나가고 아무것도 남지 않습니다. 발표에서 다 못 다룬 항목은 「제안서 몇 쪽에 정리해 두었습니다」로 넘기십시오. 그게 부족한 게 아니라 선택입니다.

슬라이드는 대본이 아닙니다

글자로 가득한 슬라이드를 읽는 발표를 자주 봅니다. 그러면 평가위원은 슬라이드를 읽고, 발표자의 말은 배경음이 됩니다.

슬라이드에는 말로 하면 길어지는 것만 올리십시오. 절차, 역할 분담, 일정, 숫자 비교. 말로 설명할 수 있는 건 말로 합니다.

그리고 슬라이드 번호를 제안서 쪽수와 연결해 두면 좋습니다. 「이 부분은 제안서 12쪽입니다」라고 말할 수 있으면 평가위원이 그 자리에서 확인합니다. 확인된 내용은 점수가 됩니다.

질문은 유형이 정해져 있습니다

질의응답을 즉흥으로 넘기는 회사가 많은데, 나오는 질문은 대체로 몇 갈래입니다.

답의 구조는 하나로 통일하면 편합니다. 결론 한 문장, 근거 한두 문장, 필요하면 제안서 쪽수. 세 문장 안에 끝냅니다.

길게 답할수록 좋아 보이지 않습니다. 오히려 확신이 없어 보입니다.

현장 변수는 대체로 같은 것들입니다

준비를 아무리 해도 발표장에서 무너지는 경우가 있습니다. 원인은 대개 몇 가지로 정해져 있습니다.

시간이 갑자기 줄어드는 경우입니다. 앞 순서가 길어지면 「간단히 해 주세요」라는 요청이 옵니다. 그래서 8분 대본과 함께 4분 대본을 만들어 두셔야 합니다. 무엇을 버릴지 그 자리에서 정하면 늦습니다.

장비가 안 맞는 경우입니다. 폰트가 깨지거나 영상이 안 돌아갑니다. 발표 자료는 되도록 특수 폰트와 매체 없이 만들고, 인쇄본을 따로 챙기십시오.

질문이 우리 발표와 무관한 데서 오는 경우입니다. 평가위원이 다른 제안서와 헷갈렸거나, 개인적으로 관심 있는 주제를 물을 수 있습니다. 이때 「그건 저희 제안 범위가 아닙니다」로 끊으면 인상이 나빠집니다. 짧게 답하고 우리 제안의 관련 지점으로 돌아오십시오.

그리고 발표 순서가 뒤쪽이면 평가위원의 집중력이 떨어져 있습니다. 이때는 도입부를 더 짧고 선명하게 가는 편이 낫습니다.

발표자는 수행 책임자여야 합니다

발표를 잘하는 사람에게 맡기고 싶은 마음이 듭니다. 그런데 질문이 실무로 들어가면 갈립니다.

「이 단계에서 산출물이 정확히 어떤 형태로 나옵니까」라는 질문에 발표만 맡은 사람은 답하지 못합니다. 그리고 그 장면을 평가위원 전원이 봅니다.

말이 조금 서툴러도 그 일을 할 사람이 답하는 게 낫습니다. 평가위원은 발표 기술을 채점하는 게 아니라 이 사람이 이 일을 할 수 있는지를 봅니다.

발표가 끝나고 나서

나오자마자 기록합니다. 어떤 질문이 나왔는지, 어디서 막혔는지, 시간이 남았는지 모자랐는지.

같은 발주기관은 비슷한 사업을 계속 발주하고, 평가위원 풀도 겹칩니다. 질문 목록이 쌓이면 다음 발표는 훨씬 수월해집니다.

결과가 나온 뒤에 무엇을 남겨야 하는지는 떨어진 뒤에 할 일 편에 따로 정리했습니다.

그리고 결과가 나오면 항목별 점수를 확인할 수 있는지 문의해 보십시오. 발표에서 깎였는지 서류에서 깎였는지를 알아야 다음에 고칠 자리가 정해집니다. 떨어진 사업을 그냥 지나가면 다음에 같은 자리에서 또 떨어집니다.

이 글의 근거

국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 제27조는 국가법령정보센터의 현행 조문을 확인해 적었습니다. 발표 시간과 진행 방식은 공고와 발주기관의 운영 기준이 정하므로, 실제 준비는 해당 공고문을 기준으로 하십시오.