쓰는 AI 도구를 줄여야 할 때

지난달 카드 명세서를 봤습니다. AI가 붙은 이름이 7개 있습니다. 그중 셋은 누가 쓰는지 모릅니다.

도구는 필요할 때 하나씩 늘어납니다. 줄일 때는 아무도 먼저 말하지 않습니다. 「제가 쓰던 건데요」가 되기 때문입니다.

그래서 사람이 아니라 기준이 정리하게 해야 합니다.

먼저 셉니다

관리자에게 물어보면 관리자가 아는 것만 나옵니다. 법인카드 명세서를 3개월 치 펴 놓고 세십시오.

그리고 도구마다 네 칸을 채웁니다. 월 얼마인지, 계정이 몇 개인지, 지난달에 실제로 몇 명이 썼는지, 무슨 일에 쓰는지. 4번째 칸을 한 문장으로 못 쓰는 도구가 정리 대상 1번입니다.

겹침을 봅니다

없애기 전에 확인할 것

해지 버튼을 누르기 전에 그 안에 무엇이 쌓여 있는지 보십시오.

대화 기록, 만들어 둔 설정, 저장한 문서, 연결해 둔 다른 서비스. 내보내기가 되는지, 어떤 형식으로 나오는지, 나온 파일을 새 도구에서 읽을 수 있는지. 이 확인 없이 해지하면 몇 달치 작업이 사라집니다.

사람에게 알리는 순서

다시 늘어나지 않게

정리해도 반년이면 원래대로 돌아옵니다. 절차가 없으면 그렇습니다.

새 도구를 쓰기 전에 두 줄만 적게 하십시오. 무슨 일을 하려는지, 지금 있는 것으로 안 되는 이유가 무엇인지. 허가를 받으라는 것이 아니라 적어 보게 하는 것입니다. 이 두 줄에서 절반이 스스로 걸러집니다.

그리고 결제 수단을 한곳으로 모으십시오. 개인카드로 결제하고 나중에 정산하는 방식이면 회사가 무엇을 쓰는지 영원히 알 수 없습니다.

새로 들일 때 두 줄을 적게 합니다

명세서로 세고, 사용 기록으로 고르고, 자료를 먼저 빼내고, 1개월 뒤에 해지합니다.

그리고 새로 들일 때 두 줄을 적게 합니다. 이 절차 하나가 매년 하는 정리를 없애 줍니다.