과제가 끝나고 정산을 합니다. 그런데 몇 건이 인정되지 않는다고 합니다. 실제로 사업에 쓴 돈인데도 그렇습니다.
이유는 대개 하나입니다. 쓴 내용이 아니라 증빙의 형식입니다.
돈을 섞지 않습니다
가장 먼저 할 일은 사업비 전용 통장과 전용카드를 만드는 것입니다. 사업에 따라 의무인 경우도 있습니다.
섞어 쓰면 정산 때 몇 백 건에서 해당 건을 골라내야 합니다. 그 과정에서 빠지는 건과 잘못 들어가는 건이 반드시 생깁니다. 통장을 나누는 데 30분이면 됩니다.
자주 반려되는 다섯 가지
항목마다 필요한 서류가 다릅니다
매달 30분
정산을 마지막에 몰아서 하면 영수증이 사라지고 왜 썼는지가 기억나지 않습니다.
매달 말에 30분만 쓰십시오. 그달의 지출을 목록으로 만들고, 서류가 다 있는지 확인하고, 빠진 것을 그때 채웁니다. 이 30분이 마지막의 며칠을 없애 줍니다.
애매하면 쓰기 전에 묻습니다
이 항목이 되는지 안 되는지 애매한 지출이 반드시 생깁니다. 이때 순서가 중요합니다.
쓰기 전에 담당자에게 메일로 묻고 답을 보관하십시오. 쓰고 나서 물으면 답이 「안 된다」여도 되돌릴 수 없습니다. 그리고 그 답 메일이 나중에 정산 담당자가 바뀌었을 때 근거가 됩니다.
남았을 때와 모자랄 때
남은 사업비를 연말에 급히 쓰는 경우가 있습니다. 이때 나온 지출이 가장 자주 반려됩니다. 급하게 산 것은 사업 관련성을 설명하기 어렵기 때문입니다.
모자라면 항목 간 변경 절차가 있습니다. 비율 이내면 신고로, 넘으면 승인으로 처리하는 식입니다. 이 기준도 관리기준에 있습니다. 그냥 다른 항목에서 끌어 쓰면 그게 문제가 됩니다.
성실함의 문제가 아니라 절차의 문제입니다
통장과 카드를 나누고, 항목별 서류 목록을 시작할 때 출력해 두고, 매달 30분씩 맞추고, 애매하면 쓰기 전에 물어 답을 남깁니다.
사업비 관리는 성실함의 문제가 아니라 절차의 문제입니다. 절차를 만들어 두면 성실하지 않아도 통과합니다.
자주 묻는 질문
왜 전용카드를 씁니까?
사업비와 회사 돈이 섞이지 않게 하기 위해서입니다. 섞이면 정산 때 하나하나 골라내야 하고, 그 과정에서 빠지거나 잘못 들어가는 건이 생깁니다. 사업에 따라 전용카드 사용이 의무인 경우도 있습니다.
무엇이 자주 반려됩니까?
개인카드 결제 후 정산, 현금 영수증만 있는 지출, 거래명세서 없는 물품 구매, 참석자 명단 없는 회의비, 그리고 협약 기간 밖의 날짜입니다.
항목마다 필요한 서류가 다릅니까?
다릅니다. 물품은 견적·거래명세서·검수, 인건비는 근로계약과 급여대장과 이체 내역, 용역은 계약서와 산출물이 함께 필요합니다. 공고문 붙임이나 관리기준에 목록이 있습니다.
협약 전에 쓴 돈은 인정됩니까?
원칙적으로 안 됩니다. 협약 기간 안의 집행만 인정하는 것이 일반적입니다. 급해도 협약일 전에 결제하지 마십시오.
애매하면 어떻게 합니까?
쓰기 전에 담당자에게 메일로 물어보고 그 답을 보관하십시오. 쓰고 나서 물으면 답이 「안 된다」여도 되돌릴 수 없습니다.
정산은 언제부터 준비합니까?
첫 지출을 한 날부터입니다. 매달 말에 30분씩 정리하면 마지막에 며칠을 안 씁니다. 몰아서 하면 영수증이 사라지고 기억이 안 납니다.
지원자격 자가진단으로 바로 해 보십시오
사업계획서를 쓰기 전에 넣을 수 있는 상태인지부터 봅니다. 업력 구간과 제외 사유 8항목을 확인합니다.
받아 두실 것도 있습니다 — 정부지원사업 자료
이 글 인용하기
보고서나 발표자료에 옮겨 쓰셔도 됩니다. 출처만 같이 적어 주십시오.
정윤섭. 「사업비 카드와 증빙, 정산에서 걸리는 자리」. younsubjung.com, 2026.11.13. https://younsubjung.com/blog/expense-evidence
<a href="https://younsubjung.com/blog/expense-evidence">정윤섭, 「사업비 카드와 증빙, 정산에서 걸리는 자리」</a> (younsubjung.com, 2026.11.13)
이 주제로 강연 · 워크숍이 필요하시면
기관 목적과 대상에 맞춰 90분 특강부터 2일 집중과정까지 형식을 맞춰 드립니다. 보통 1일 이내에 회신드립니다.
